Volgens de zakelijke e-mailetiquette mag je gebruikelijk een antwoord verwachten binnen de 48 uur na het versturen van je bericht. Heel wat intensieve e-mailgebruikers reageren in de praktijk zelfs veel sneller. Hoe kun je deze verwachting van een snelle antwoordtijd verzoenen met bijvoorbeeld enkele dagen verlof?
De automatische antwoorddienst van je e-mailserver kan je contacten makkelijk verwittigen dat je enkele dagen, of zelfs enkele uurtjes niet beschikbaar bent. Of een boodschap meegeven met het e-mailadres van een collega of een telefoonnummer waar je in dringende gevallen te bereiken bent.
Tenzij je het anders instelt wordt een Out-of-Office-boodschap automatisch teruggestuurd naar iedereen die je een e-mail stuurt – inclusief de talloze spammers. Gelukkig bestaan er een aantal e-mail toepassingen die je toelaten te bepalen wie precies je afwezigheidberichten mag ontvangen. Zo kun je in de versie Office 2007 Microsoft Outlook vastleggen dat deze berichten alleen naar je contactenlijst of naar een specifiek domein worden teruggestuurd. Ook Lotus Notes maakt het mogelijk om Out-of-office-berichten in te stellen volgens bepaalde regels. Zo kun je onbekende e-mail adressen uitsluiten en zelfs andere afwezigheidberichten instellen naargelang de persoon die je wenst te contacteren. Bekijk de mogelijkheden van jouw e-mail client of server of vraag uitleg aan de beheerder van het informaticapark als je in een bedrijf werkt.
Wat is het risico van een automatische antwoorddienst?
Om twee redenen is het erg vervelend wanneer je automatische antwoorddienst reageert op spamberichten:
- Spammers weten dankzij dit bericht dat je e-mailadres echt bestaat. Zo kun je in de toekomst nog vaker het doelwit worden van spam. Eventueel komen ze zelfs nog meer te weten, zoals je echte naam of telefoonnummer...
- Spam wordt erg vaak verstuurd vanuit een vervalst adres (spoofing). Als het vervalste adres echt bestaat, krijgt de onschuldige eigenaar plots jouw Out-of-Office-bericht toegestuurd.
Wat kun je eraan doen?
Aangezien automatische antwoordberichten meestal op de bedrijfsserver worden ingesteld, kun je hier als eindgebruiker weinig aan doen. Bedrijven met een zeer goede technische kennis van e-mailverkeer zouden de automatische antwoorden bijvoorbeeld enkel kunnen versturen aan geldige adressen op een centraal beheerde contactenlijst. Ze kunnen ook een centrale spamfilter installeren, die spamberichten onderschept, nog voor ze de e-mailserver bereiken.