Selon les usages des e-mails dans les affaires, vous pouvez vous attendre à une réponse dans les 48 heures suivant l'envoi de votre message. De nombreuses personnes qui utilisent l'e-mail de manière intensive réagissent même en pratique beaucoup plus rapidement. Comment pouvez-vous concilier cette attente d'un temps de réponse rapide avec par exemple quelques jours de congé?
Le service de réponse automatique de serveur d'e-mail peut facilement prévenir vos contacts que vous n'êtes pas disponible pendant quelques jours voire quelques heures. Ou envoyer un message avec l'adresse e-mail d'un collègue ou le numéro de téléphone auquel on peut vous atteindre en cas d'urgence.
Sauf instructions contraires, un message d'absence au bureau est transmis automatiquement à tous ceux qui vous envoient un e-mail – y compris aux nombreux spammeurs. Heureusement, il existe des applications e-mail vous permettant de déterminer qui précisément peut recevoir vos messages d'absence. Ainsi, dans la version Office 2007 Microsoft Outlook, vous pouvez déterminer que ces avis ne sont envoyés qu'à votre liste de contacts ou à un domaine spécifique. Lotus Notes permet également de créer des messages d'absence du bureau selon certaines règles. Ainsi, vous pouvez exclure des adresses e-mail inconnues et même créer d'autres messages d'absence selon la personne que vous souhaitez contacter. Examinez les possibilités de votre client ou serveur e-mail ou demandez des explications au gestionnaire du parc informatique si vous travaillez dans une entreprise.
Quel est le risque d'un service de réponse automatique?
Pour deux raisons, il est très embêtant que votre service de réponse automatique réagisse à des messages spam:
· Les spammeurs savent grâce à cet avis que votre adresse e-mail existe vraiment. Ainsi, à l'avenir, vous risquez d'être encore plus souvent victime de spam. Eventuellement, ils en apprendront même encore plus, comme votre véritable nom ou votre numéro de téléphone...
· Le spam est très souvent envoyé au départ d'une fausse adresse (spoofing). Lorsque la fausse adresse existe véritablement, le propriétaire innocent reçoit tout à coup votre message d'absence.
Que pouvez-vous y faire?
Comme les messages de réponse automatique sont généralement installés sur le serveur de l'entreprise, en tant qu'utilisateur final, il y a peu de chose que vous pouvez faire. Les entreprises disposant d'une très bonne connaissance technique en matière d'emails pourraient par exemple envoyer uniquement les réponses automatiques aux adresses valables sur une liste de contacts gérée au niveau central. Elles peuvent également installer un filtre de spam interceptant les messages spam avant qu'ils atteignent le serveur d'e-mail.